Thách thức trong công tác quản lý hồ sơ thuế hiện nay đang ngày càng gia tăng, đặc biệt tại các đơn vị tiếp nhận hơn 300 hồ sơ mỗi ngày. Khối lượng công việc khổng lồ này tạo áp lực rất lớn lên quy trình xử lý thủ công, dễ phát sinh rủi ro sai sót.

Bên cạnh đó, sự thiếu minh bạch trong quy trình khiến người nộp thuế gặp khó khăn khi theo dõi tiến độ xử lý, từ đó dễ dẫn đến tâm lý lo lắng và phát sinh khiếu nại không đáng có. Việc quản lý thủ công không chỉ dễ gây sai sót mà còn tiêu tốn thời gian và nguồn lực, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc cũng như chất lượng dịch vụ công.

Cuối cùng, quy trình chưa rõ ràng và thiếu thân thiện còn tạo ra cảm giác phiền hà, thiếu công bằng cho người dân – gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của cơ quan thuế trong mắt cộng đồng.

TaxPro.KH là nền tảng số nội bộ đầu tiên được phát triển với mục tiêu cách mạng hóa quy trình quản lý hồ sơ thuế. Hệ thống này cho phép tự động hóa hoàn toàn việc theo dõi 100% hồ sơ và nhiệm vụ, kể cả trong những trường hợp không có phiếu hẹn – từ đó giảm thiểu tối đa sai sót trong xử lý thủ công.

Không chỉ dừng lại ở các thủ tục hành chính thông thường, TaxPro.KH còn hỗ trợ quản lý đa nhiệm, bao quát toàn bộ công việc nội bộ và các tác vụ hỗ trợ người nộp thuế một cách linh hoạt.

Với khả năng hỗ trợ toàn diện, nền tảng mở ra một bước tiến mới trong công nghệ quản lý công – mang đến một giải pháp mạnh mẽ, hiện đại và tối ưu hóa quy trình làm việc cũng như chất lượng phục vụ.

Vui lòng truy cập website chính thức của TaxPro.KH: https://thuecoso2kh.vn/

Sau đó, vui lòng nhập tài khoản và mật khẩu theo bảng phân loại dưới đây để đăng nhập:

Điều kiện sử dụng: Thiết bị phải được kết nối Internet ổn định để đảm bảo truy cập và sử dụng hệ thống không bị gián đoạn.

Tính năng "Tổng quan"

Quyền truy cập: Tính năng này được cấp quyền sử dụng cho tất cả người dùng hệ thống.

Hồ sơ cần chú ý sẽ hiển thị cảnh báo trực quan về:

• Các hồ sơ sắp đến hạn xử lý trong 3 ngày tới
• Những hồ sơ đã quá hạn nhưng chưa được giải quyết

Việc cảnh báo này giúp cán bộ nghiệp vụ chủ động theo dõi, không để phát sinh chậm trễ gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Thống kê tổng quan là Bảng thống kê cung cấp cái nhìn tổng thể về tình hình tiếp nhận và xử lý hồ sơ, bao gồm:

• Tổng số hồ sơ đang có trên hệ thống
• Tổng số hồ sơ đã tiếp nhận
• Tổng số hồ sơ đã hoàn thành
• Số hồ sơ hoàn thành trước hạn
• Số hồ sơ hoàn thành đúng hạn
• Số hồ sơ hoàn thành quá hạn

Thông tin được trình bày trực quan, hỗ trợ lãnh đạo và chuyên viên dễ dàng đánh giá tiến độ, chất lượng xử lý và kịp thời có điều chỉnh phù hợp khi cần thiết.

Tính năng này hỗ trợ giám sát chủ động đối với các hồ sơ có dấu hiệu chậm trễ, giúp đơn vị quản lý dễ dàng theo dõi và xử lý kịp thời.

Các chức năng chính:

• Tìm kiếm nhanh: Cho phép tra cứu hồ sơ theo các tiêu chí phổ biến như tên doanh nghiệp, mã số thuế (MST) hoặc số điện thoại. Người dùng chỉ cần nhập thông tin cần tìm vào ô tìm kiếm để nhanh chóng xác định hồ sơ mong muốn.
• Tải file danh sách:
  • Tải về danh sách hồ sơ sắp đến hạn xử lý để quản lý, lên kế hoạch xử lý kịp thời.
  • Tải về danh sách hồ sơ quá hạn chưa được giải quyết để dễ dàng theo dõi, phân công và khắc phục tồn đọng.
• Tìm kiếm nâng cao: Tính năng này cho phép lọc hồ sơ theo nhiều tiêu chí như thời gian, trạng thái hồ sơ, cán bộ phụ trách, tổ phụ trách. Giúp việc tra cứu và quản lý hồ sơ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Quyền truy cập:

• Lãnh đạo TCS2
• Tổ HCTH (Bộ phận một cửa và Văn thư)

Các tính năng chính:

• Thêm hồ sơ
• Sửa hồ sơ
• Xóa hồ sơ (Sản phẩm đầu vào)

Hình thức tiếp nhận “Thêm hồ sơ”:

• Trực tiếp
• Bưu chính
• Điện tử

Hồ sơ có trả kết quả thì người nộp thuế sẽ nhận được email phản hồi về:

• Tình trạng tiếp nhận hồ sơ
• Thông tin Tổ phụ trách xử lý
• Số điện thoại
• Thời gian trả kết quả

Trường hợp hồ sơ gửi qua bưu chính nhưng có thông tin email, người nộp thuế vẫn sẽ nhận được phản hồi về việc tiếp nhận và tổ xử lý hồ sơ.
Hồ sơ không trả kết quả: Người nộp thuế sẽ chỉ nhận được phản hồi tiếp nhận về Tổ phụ trách và không thể hiện ngày trả kết quả.
Quy trình phân công xử lý: Bộ phận một cửa và Văn thư phân công Tổ phụ trách, cán bộ xử lý theo phân cấp quản lý:

• Doanh nghiệp
• Hộ kinh doanh
• Chứng nhận đăng ký thuế trên TMS

Bộ phận Một cửa và Văn thư sẽ thực hiện phân công Tổ phụ trách và cán bộ xử lý dựa trên phân cấp quản lý từng loại hồ sơ, bao gồm Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh và Chi nhánh, thông qua dữ liệu từ hệ thống TMS.
Trong trường hợp chưa xác định được chính xác cán bộ phụ trách, hồ sơ sẽ tạm thời được giao cho Tổ trưởng. Tổ trưởng có trách nhiệm rà soát và điều chỉnh thông tin xử lý phù hợp khi tiếp nhận văn bản tại chức năng “Cập nhật kết quả.”

Quyền truy cập: Tất cả người dùng
Tính năng chính: Cập nhật kết quả hồ sơ (sản phẩm đầu ra) Quy định và hướng dẫn sử dụng:

• Cán bộ phụ trách chỉ được phép cập nhật trạng thái xử lý. Không thể sửa nội dung hồ sơ ban đầu; nếu phát hiện có sai sót, vui lòng liên hệ Tổ HCTH để điều chỉnh.
• Các Tổ thuộc TCS2 sẽ Thực hiện cập nhật kết quả hồ sơ bao gồm:
  • Thông tin Tổ phụ trách
  • Cán bộ xử lý
  • Ngày trả thực tế
  • Đính kèm file (nếu có kết quả cần đính kèm, ví dụ: công văn xác nhận đã thực hiện nghĩa vụ NSNN...)

Quyền truy cập: Lãnh đạo TCS2, Tổ HCTH (Bộ phận một cửa và Văn thư)
Tính năng chính: Hỗ trợ tích hợp dữ liệu từ các ứng dụng TMS, E-Office vào hệ thống quản lý hồ sơ. Cách thực hiện theo 3 bước đơn giản:

1. Tải tập tin Excel mẫu đã được cấu hình sẵn
2. Cập nhật dữ liệu tương ứng trong tệp Excel
3. Tải tệp Excel đã cập nhật lên hệ thống

Quyền truy cập: Tất cả người dùng
Tính năng chính: Xuất file Excel theo các trường dữ liệu: Thời gian, Trạng thái hồ sơ, Cán bộ, Tổ phụ trách.
Tính năng nổi bật:

• Xuất đồng thời: Cho phép lựa chọn nhiều cán bộ cùng lúc với nhiều trạng thái hồ sơ khác nhau.
• Mặc định: Nếu không chọn bất kỳ trường lọc nào, hệ thống sẽ tự động xuất toàn bộ dữ liệu hiện có.

Danh mục:
Cho phép lưu trữ thông tin phân loại hồ sơ theo các tiêu chí:

• Mã danh mục hồ sơ
• Tên hồ sơ xử lý
• Thời gian xử lý theo quy định

Dữ liệu bao gồm:

• Danh bạ các Tổ thuộc Cục Thuế cơ sở 2 tỉnh Khánh Hòa
• Danh sách cán bộ thuộc từng Tổ

Thêm phân loại:
Cho phép thực hiện các thao tác: Thêm, sửa, xóa các nội dung như:

• Tên hồ sơ
• Mã danh mục hồ sơ
• Loại hồ sơ
• Thời gian thực hiện

Bao gồm:

• Danh bạ Tổ
• Danh sách cán bộ

Quyền truy cập: Tất cả người dùng
Mô tả chức năng: Tính năng cho phép tổng hợp mức độ hài lòng và ý kiến phản hồi từ người nộp thuế sau khi hoàn tất xử lý hồ sơ.
Cách thức thực hiện: Người nộp thuế thực hiện đánh giá trực tiếp khi nhận được email thông báo hoàn thành công việc.